سياسة الإلغاء 101 - لا مزيد من الحضور

أنا متأكد أن كل واحد منا قد واجه موقفًا لم يحضر فيه عميل، أليس كذلك؟ أو ربما أخبرنا أنه لم يتمكن من الحضور قبل موعده بوقت قصير جدًا لدرجة أنه كان من المستحيل. أن نحجز مكانًا لشخص آخر. في أحسن الأحوال، هذا مُزعج للغاية؛ وفي أسوأ الأحوال، نجلس نتساءل كيف سندفع جميع فواتيرنا ونوفر الطعام.

سواء كنت تمتلك نشاطك التجاري في مجال التجميل منذ فترة أو كنت قد بدأت للتو، فإن تنفيذ سياسة الإلغاء أو عدم الحضور أمر أساسي، وسوف يزيل على الأقل بعض الضغوط التي تأتي مع هذا النوع من المواقف.

ما هي السياسة التي ينبغي أن تتبعها؟

تعتمد شروط سياستك في النهاية عليك باعتبارك مالكًا للعمل، ولكن الوديعة هي يجب ٣٠-٥٠٪ من سعر العلاج هو الخيار الأمثل. قد يبدو هذا مبلغًا كبيرًا، لكن دعونا نفكر في سبب صوابه من منظور تجاري، ومن منظور العميل أيضًا.

• لنفترض أن مجموعة المجلدات الكاملة معك تكلف 150 جنيهًا إسترلينيًا: 50-75 جنيهًا إسترلينيًا لوقتك أفضل بكثير من 15 جنيهًا إسترلينيًا إذا كانت وديعتك 10٪ - 15 جنيهًا إسترلينيًا للغداء، و75 جنيهًا إسترلينيًا على الأقل جزء من فاتورة المياه الخاصة بك.
• إن الوديعة الأكبر تضمن لك الحصول على أجر مقابل الوقت الذي تقضيه في العمل، لأنه، دعنا نواجه الأمر، لن تجلس ولا تفعل شيئًا - ستقوم بتحديث وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، والتنظيف، والعمل على محتوى جديد، والبحث عن دورة تدريبية جديدة وما إلى ذلك.
• لا أعرف عنك، لكن إذا دفعت ٧٥ جنيهًا إسترلينيًا مقابل شيء ما، فسأحضر. إذا دفعت ١٥ جنيهًا إسترلينيًا فقط ثم عثرت بالصدفة على خطة أخرى، فقد أتنازل عن تلك الـ ١٥ جنيهًا إسترلينيًا...
• إذا اعتمدنا على منصات الدفع مثل كلارنا، فإننا نفضل دفع ثمن الأشياء على أقساط أصغر. دفع ثمن مجموعة الرموش على نصفين، أو حتى 30/70، قد يجذب عملاء جددًا غير متأكدين من التكلفة أو لا يستطيعون دفع السعر الكامل مقدمًا.

فيما يتعلق بوقت الإلغاء، يعتمد هذا بشكل كبير على مدى سرعة ملء تلك الفترة الزمنية مرة أخرى - إذا ألغيتُ موعدًا معك قبل ٢٤ ساعة، فهل ستتمكن من ملؤه؟ أم أنك بحاجة إلى ٤٨ ساعة؟ هذا هو الإطار الزمني الذي يجب التركيز عليه.

هل يجب عليك استرداد الوديعة؟

الأفضل هو لا، وإلا فما الفائدة؟ من الأفضل تأجيل الموعد بدلًا من استرداد المبلغ - إذا كان لديّ موعد معك غدًا الساعة العاشرة صباحًا، وألغيته اليوم الساعة الثانية ظهرًا لأن قريبي المسن مريض، وأحتاج إلى زيارة والبقاء معه لفترة، أنت من حقك تمامًا الاحتفاظ بعربوني، ولن أجد صعوبة في استعادتي مبلغ الـ 75 جنيهًا إسترلينيًا، لأن موعدي قد أُجِّل إلى الأسبوع المقبل. ما زلتُ على علاقة جيدة، وما زلتُ أُصلِّب رموشي، وما زلتَ تتقاضى أجرًا عن الوقت الذي أهدرته، وما زالت عمتي ماري تُنَفِّش وسائدها - إنه فوز للجميع. إذا كنتَ تُؤجِّل موعدك بإشعار قصير، يُفضَّل أن تُفكِّر في فرض رسوم إلغاء.

عادة ما تكون رسوم الإلغاء أقل قليلاً من الوديعة، على سبيل المثال إذا كانت مجموعة الرموش الكاملة تكلف 100 جنيه إسترليني، فإن وديعتك هي 50 جنيهًا إسترلينيًا ورسوم الإلغاء هي 30 جنيهًا إسترلينيًا.

هناك خياران يمكنك من خلالهما أن تفكر في مطالبة العميل بدفع الرسوم:

• إذا كانوا يريدون إعادة جدولة موعد دفعوا وديعة له بإشعار قصير، كبادرة حسن نية (بسبب ظروف طارئة)، فقد تأخذ فقط رسوم الإلغاء، بدلاً من جعل الوديعة الكاملة غير قابلة للاسترداد/غير قابلة للتحويل.
• إذا أرادوا إلغاء أو إعادة جدولة موعدهم الذي لا تقبلون فيه أي وديعة (مثلاً، للزبائن الجدد أو الزبائن الدائمين)، فستكونون بذلك مشمولين جزئياً على الأقل بتغطية تكاليف وقتكم.

من الممارسات الشائعة عدم حجز موعد مع عميل حتى يتم سداد الرسوم بالكامل - لا تتردد في طلبها! هذا وقتك ومصدر رزقك، ومن العدل أن تطلبها. لك العملاء لاحترامه.

بالطبع، تحدث أحيانًا أشياء لا يمكننا التنبؤ بها أو التخطيط لها - إذا لم يتمكن العميل القديم من الحضور إلى موعد واحد بسبب المرض أو الإصابة أو حالة طوارئ عائلية وما إلى ذلك، فقد تفكر في استرداد هذا الوديعة أو عدم أخذ رسوم الإلغاء. تذكر فقط أنه من المهم أن تلتزم بالقواعد التي وضعتها بنفسك، وإلا إذا كنت ترغب فقط في إعادة الودائع للجميع أو عدم تحصيل رسوم الإلغاء أكثر من مرة، فمن الأفضل أن تدع الأمر يمر في المقام الأول ولا تنزعج على الإطلاق!

أشياء يجب مراعاتها

• يجب أن تكون وثيقتك واضحة للغاية. اكتبها بلغة مفهومة وسهلة الفهم والترجمة عند الحاجة - فنحن لا نتقدم بطلب للحصول على قرض عقاري، بل نتلقى فقط مكافآت.
• يجب إطلاع عملائك على سياستك. إذا كان لديك موقع إلكتروني، خصص قسمًا لسياسة الإلغاء وإعادة الجدولة. أما إذا كنت تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي فقط، فانشر منشورًا كهذا:

أدرجه في رسالة تأكيد الحجز/البريد الإلكتروني وفي رسالة تذكير الموعد/البريد الإلكتروني. اطبعه في صالونك. مهما فعلت، تأكد من أنه واضح وسهل الفهم.
هذا هو مصدر رزقك - يمكنك تنفيذ أي سياسات تناسبك وتحافظ على سلامتك وسلامة موظفيك وعائلتك.

هل يمكنني الحصول على سياسة مختلفة للإلغاء وعدم الحضور؟

بالتأكيد، نعم. يُنصح بإيداع مبلغ غير قابل للاسترداد في أيٍّ من الحالتين، ولكن يُنصح بتشديد السياسة في حال عدم الحضور. i.eيُطلب منهم دفع كامل تكلفة العلاج في حال عدم حضورهم مطلقًا - وهذا فعالٌ بشكل خاص مع مرتكبي الجرائم المتكررة. صحيحٌ أن تطبيقه صعب، ولكنه يجب أن يُعيد التفكير!